【光典档案行业解决方案】电子档案“单套制”管理解决方案

“又要存电子档，又要打纸质件归档，库房堆得满，人力耗得多，还总怕不合规……”不少企业的档案管理员，都在被“双套管理”的难题困扰。但现在，国家政策早已明确：符合要求的电子档案可仅以电子形式归档，具备与纸质档案同等法律效力！光典电子档案单套制管理解决方案，正是为帮企业摆脱“纸电双重负担”而来。

近年来，国家对电子档案的管理要求不断升级，从 “允许电子化” 到 “强制合规化”，政策信号越来越明确，企业再也不能观望！

2021 年修订的《档案法》明确规定，“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，从法律上确立了电子档案的合法性，为 “单套制” 管理扫清障碍。2022 年《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92-2022）发布，从制度建设、系统搭建、安全管理等方面，给出 “单套制” 落地的具体技术规范，比如要求电子档案必须通过 “四性检测”（真实性、完整性、可用性、安全性）；《国务院关于在线政务服务的若干规定》明确提出 “除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交”—— 这意味着，“双套管理” 不再符合数字化时代要求，企业若不及时转型，不仅会增加成本，还可能因档案不合规面临审计、监管风险。

在“双套管理”模式下，企业往往陷入四重困境，每一个都让档案管理员头疼不已。

1.“成本黑洞”：纸电双存，钱越花越多

打印纸、墨盒、档案架、恒温恒湿设备......每年纸质档案耗材与存储成本少则几万，多则几十万；还要专门雇人整理、装订、搬运纸质档案，人力成本居高不下。更糟的是，纸质档案易受潮、易丢失，补打、修复的隐性成本更是无底洞。

2.“合规焦虑”：电子档案怕无效，审计检查慌手脚

电子档案没有做“四性检测”，担心不被监管认可；电子签章验证失败，明明是真凭证却成“无效证据”；纸质档案归档时漏存电子原件，遇到税务检查拿不出合规电子档案，只能被动接受处罚。

3.“协作壁垒”：跨部门调档，要跑断腿

业务部门要查一份合同档案，得先填申请单，再等档案管理员从库房找纸质件，跨区域子公司调档更要邮寄或专人押送，一来一回要几天；电子档案存放在不同系统或游离在管理之外，财务查会计凭证、行政查合同协议，得转换多个部门、切换多个平台，效率低到抓狂。

4.“安全隐患”：电子档怕篡改，纸质档怕损坏

电子档案存在本地电脑，怕被误删、被篡改，没有异地备份，遇到系统崩溃数据全丢；纸质档案存库房，怕火灾、水灾、虫蛀，几十年的重要档案可能一瞬间毁于一旦，企业“数字记忆”面临威胁。

光典电子档案单套制管理解决方案，严格遵循《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案单套管理一般要求》等行业标准，以“源头合规、全程可控、长期安全、智能高效”为核心，构建覆盖电子档案“生成-采集-整理-归档-利用-鉴定-销毁”的全生命周期电子化管控体系，彻底打破“纸电双存”传统模式，实现档案管理从“物理存储”向“数字资产”的转型，让档案管理“轻装上阵”。

1.源头电子化采集：自动抓数据，不用人工录

方案可无缝对接企业ERP、OA、财务共享、CRM等业务系统，电子文件生成后，会自动抓取元数据，实时或定时同步到档案系统，避免传统人工手动上传，确保“应采尽采、源头无错”。

2.全链路合规管控：四性检测+全程留痕，不怕审计

系统内置“四性检测”服务，归档前自动校验电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性，不合格的档案会自动记录问题信息，便于源头快速定位和修正错误；同时，每一份档案的采集、修改、借阅、销毁，都会生成业务行为元数据，谁操作、何时操作、操作内容一目了然，监管检查时可直接查看和追溯记录，不用再人工拼凑台账。

方案完全适配信创环境，和国产服务器、操作系统、数据库、中间件等软硬件完美兼容，企业不用换系统、不用改架构，轻松满足国产化合规要求。

3.智能化高效利用：跨部门调档，从按天等待到秒级完成

·多维度智能检索——支持关键词、业务编号、时间范围等多维度检索，输入“2023年项目合同”，3秒就能定位所需档案；还能“以图搜图”，上传一张照片，就能关联出所有相关档案，比传统检索快10倍；

·线上协作审批——业务部门调档不用跑库房，线上提交申请，审批通过后可直接在线查看、下载，跨子公司调档也能实时获取，让档案利用从“人工跑腿”变为“线上直达”，大幅提升跨部门、跨区域协作效率，打破“地域墙”“部门墙”，充分释放数字档案资产价值；

·安全管控——系统通过灵活的权限设置、动态水印技术以及国密算法加解密机制，确保档案信息在高效利用的同时，始终保持高度安全。系统支持电子文件浏览和下载自动添加自定义动态水印，防止信息外泄；提供“涉密字段隐藏”功能，有效保护身份证号、银行卡号等隐私数据；同时，通过“借阅期限管控”，实现权限到期自动回收，从而在便捷使用与信息安全之间取得完美平衡。

4.电子档案长期安全：从物理老化到数字保障，实现档案数据长久无忧

方案搭配自主研发的光典电子档案安全保存一体机，融合“磁盘+磁带+光盘”多介质存储优势，遵循“3-2-1”备份策略（3套备份、2种介质、1套离线），确保电子档案30年甚至更长期限内可读取、不损坏。

为进一步加强会计档案管理，确保会计档案的真实性、完整性、可用性与安全性，该公司引入光典系统，以新理念、新技术与新方法推动会计电子档案单套制管理实践，逐步转变传统档案管理模式，朝着电子化、集约化、多用户协同、超远程访问及综合性全方位集中式的现代管理方向迈进：

☑ 自动化归档： 打通收付、资金系统，银行回单与凭证自动匹配，一键归档，效率倍增。

☑ 有效防篡改： 集成CA电子签名，为每一份电子档案上锁，确保其法律效力与安全。

☑ 管理现代化： 实现档案的电子化、集约化、远程化管理，让档案价值最大化，赋能业务协同。

“纸电双存”的时代已过去，电子档案单套制不是“技术选择题”，而是企业数字化转型的“必答题”—— 它不仅能帮你砍掉无效成本、摆脱合规焦虑，更能让沉睡的档案变成支撑业务决策的 “数据引擎”。

如果你还在被“档案堆成山、查档跑断腿、审计慌手脚”困扰，不妨迈出第一步：拨打光典全国服务热线400-720-0100，获取专属“单套制转型方案”；关注“光典信息”公众号，还能查看上海自贸区、鼎和保险等标杆客户的完整落地案例，学习如何一步到位实现档案数字化升级！

让档案管理告别繁琐，让数字资产创造价值——光典，陪你走好每一步数字化转型路。