上海市档案馆：对标一流，以创建工作带动档案事业高质量发展

一是各级领导重视关心，兄弟省市专家大力协助，为创建数字档案馆提供了重要保障和支持。

2019年、2022年，时任市委书记两次到市档案馆考察，对档案数字化转型，尤其是强化档案数字资源长期安全保存等提出明确要求。2023年，时任市长作出批示，要求加强政务服务“一网通办”电子档案管理。同年，市财政拨出专项经费，保障上海市档案馆数字档案馆创建工作。市委历任分管领导对数字档案馆创建工作均高度重视，要求对标最高标准、最好水平，抓好创建工作，早日通过测评。

中央档案馆、国家档案局领导对上海档案事业数字化转型也十分重视和关注，时任馆局长在听取上海档案工作情况汇报时，希望上海要走在前列，为档案数字化转型提供更多经验示范。国家档案局科技信息化司领导多次来上海调研指导，提出创建工作具体要求，使创建工作始终沿着正确的轨道前进。

在创建过程中，上海市档案馆多次邀请兄弟省市同行专家对创建工作“问诊把脉”。各位专家严格检查台账、系统、数据，分享创建工作经验，提出意见建议，进一步提升了创建工作的针对性和有效性。

二是创建工作坚持服务中心大局和人民群众的鲜明导向，工作成效显著。

上海市档案馆深入贯彻落实习近平总书记推进网络强国、数字中国建设重要论述和对档案工作“四个好”“两个服务”“三个走向”的重要指示批示精神，将数字化转型放在国家、上海推进中国式现代化的大背景去谋划，努力做到“以全局谋一业，以一业为全局”，紧紧围绕档案工作存史资政育人这个根本任务，以创建数字档案馆为契机，不断提升档案工作现代化治理能力，更好地服务党和国家中心大局和人民群众。

不断强化档案数字资源建设。着力推进自贸区保税区和新片区管委会电子文件单套归档管理，重点聚焦政务服务“一网通办”电子档案在线接收，保障自贸区建设国家战略和数字政府建设高效运行。强化重要档案数字资源移交进馆，对包括进博会、疫情防控在内的重大活动、重要会议、重要工作、重大突发事件应对等“四重”档案数字资源，以及出生医学证明等重要涉民电子档案提前接收，并积极依托馆藏档案数字资源开展利用和资政服务。疫情防控期间，上海市档案馆快速响应，为市委、市政府机关提供档案服务“绿色通道”以及多份资政参考材料，受到市委领导肯定。

持续推动民生档案便捷化、智能化服务。9种馆藏民生档案纳入全市通办，服务点覆盖市区两级国家档案馆及全市近300个社区事务受理中心以及分中心，首批接入全市“一网通办”并推广到长三角地区345家档案馆和山东省域，实现长三角民生档案“异地查档、便民服务”以及“沪鲁通办”；相关服务上线“随申办”APP、支付宝和微信小程序及“一网通办”超级自助终端服务机，实现从“就近查”到“指尖查”，办件总数年受理量处于每年15万人次高位，2023年服务群众首次突破20万人次，历年累计突破100万人次。其中，婚姻登记、独生子女证和知青上山下乡档案查询被列为“一网通办”高频事项，真正做到“让数据多跑路，让市民少跑腿”，民生档案查询成为档案工作服务人民群众的亮丽名片。

积极开展数字化档案文化传播。“档案春秋”微信公众号长期名列全国档案微信排行榜前列，获得2022—2023年全市打响“上海文化”品牌工作创新案例。虚拟现实、人机交互等数字技术在档案实体展览和线上展览展示中得到普遍应用，新馆“城市记忆 时光珍藏”常设展“唤醒”“共产党宣言”“浦江两岸变迁”等数字化展项受到参观者普遍好评。

三是坚持创新引领，探索新时代档案事业高质量发展新路。

积极开展档案数据挖掘工作。建立形成结构化的通办民生档案和“口卡”资料数据库，通过自动识别规范化表格内容，生成结构化档案数据库。探索自然语言处理、机器学习、多智能体等技术应用，使档案开放审核更为高效、档案利用更加精准、档案保护更为智慧。

研发上线数字人文多功能平台。2023年6月，上海市档案馆综合运用档案数据库、人机交互、人工智能、地理信息系统等技术，上线“跟着档案观上海”数字人文平台，集档案利用、网上展览、社会教育等功能于一体，在2023年度德国“红点”设计比赛中获得视觉传达类奖项，2024年获得“IF”用户界面类别设计奖。截至2024年底，平台浏览量达到84万余次。

四是严守档案安全底线，强化数字档案资源安全治理。

为核心业务筑牢安全屏障。上海市档案馆核心业务网按照网络安全等级保护制度要求建设管理，为面广量大的档案信息筑起“防火墙”，最大限度地将馆藏档案资源集中管理，确保档案接收、实体管理、档案编目、开放审核等档案馆主体业务安全可控、一体化开展。

完善安全防范设备及措施。制定完善各项安全制度并严格执行，完善档案馆内部及周界各项防护设备及措施并配备到位，公共活动区域、工作区域、库房区域根据不同需求采取不同控制方式，并可组合及动态调整。

落实落细系统安全保密职责。明确系统管理、安全管理、机房管理、网络管理、软硬件管理、数据管理、审计管理等岗位职责，确保信息系统在管理、运行、维护过程中的各项安全责任落实到位。所有软硬件系统均实现安全自主可控，各业务系统均符合国家相关信息安全和保密规范，运行稳定可靠。

制定实施档案数字资源长期保存和安全备份策略。建成电子档案备份中心（一期），部署电子档案备份及长期保存系统。定期对档案数字资源和核心业务系统进行在线、离线、异地、异质备份。针对核心业务网属性，持续开展档案数据筛查工作，全馆未发生安全事故及信息失泄密事件。

一是充分发挥体制机制优势，馆局协同推进数字化转型和数字档案馆创建工作。

合力推动电子档案管理移交。档案局大力复制推广电子档案“单套制”管理好经验、好做法，档案馆搭建“上海市电子文件归档和电子档案管理平台”，同步加大数字档案资源收集力度。目前平台接入单位已达20余家，不仅成为电子档案移交接收的重要端口，也为进馆单位提供快捷、便利的电子文件归档和电子档案管理工具。

协同加强重要档案收集。对标“新时代新成就国家记忆工程”，档案局积极指导推进全市“四重”档案收集与信息集聚，档案馆通过全市档案目录共享平台，全量归集市、区两级综合档案馆案卷级、文件级目录5800余万条；着力建设跨区域、跨部门、跨层级的红色档案、对口援建档案、疫情防控档案专题数据库，目前已初见成效，为今后深化档案利用，深挖档案信息资源，更好提供资政服务打牢基础。

联动开展科技项目研究。围绕数字赋能，档案局有针对性地组织开展档案科学研究，档案馆积极参与并承担重要项目，“十四五”以来，上海市档案馆6个信息化科技项目在国家档案局立项并通过验收，还有9个在研，有力带动促进了数字化转型实践。在人才培养上，局、馆充分发挥国家和上海“三支人才队伍”的专业特长，抽调业务骨干，跨部门组成专题课题组开展重点工作攻关，有力推动了项目进度。

二是加快流程再造，赋能档案馆业务高质量发展。

加速推进库房管理现代化。上海市档案馆积极打造线上线下相结合，政务内网和政务外网相辅相成的数字档案接收模式。库房智能管理系统实现所有馆藏档案定库、定架管理。以无线射频技术逐步取代已使用20年的条形码管理实体档案的方式，并首先应用于馆藏重要档案，大大提升了实体档案管理的智能化水平。

加速推进基础业务现代化。改变原先需调取实体开展编目鉴定的传统工作模式，将计划制订、任务分派、实际操作、结果校验、成果发布等鉴定环节全部部署在线上操作完成，且都在系统中对工作记录留痕，做到可查询、可追溯。应用信息技术，通过扫描规范化卷内文件目录直接挂接档案全文，加快文件级目录著录进度。将纸张纤维检测分析技术用于纸质档案修复，建立档案纸张纤维信息数据库，以智能手段助力提高档案修复效能。

三是采取技术+服务，进一步便捷优化查档利用。

上海市档案馆首批接入“全国档案查询利用服务平台”，在互联网上部署“数字档案公共查阅系统”，汇集市、区两级综合档案馆开放档案目录110余万条，开放档案全文23000余件以及馆藏档案编研出版物，微信小程序方便利用者在线预约查档及参观服务，为利用者查档提供“不见面”服务。档案馆利用系统覆盖全量馆藏开放档案案卷级、文件级目录及数字化副本，精准定位不同类别利用者，实现自助打印功能，使利用手续更加简便、快捷。

建成数字档案馆，只是档案数字化转型的阶段性目标。上海市档案馆将以此为新的起点，努力按照上海争当“改革开放排头兵、创新发展先行者”的要求，紧跟新时代新质生产力的发展步伐，不断丰富数字档案资源，加快推进档案科技创新，努力探索与上海建设国际数字之都要求和档案工作现代化相适应的发展新路，把上海市档案馆建设成为智慧好用、可靠安全的新时代数字化、智能化的公共档案馆。

作者：上海市档案馆

转发自“国家档案”公众号