【光典档案行业解决方案】电子会计档案管理系统整体解决方案

近年来，国家对电子会计档案的管理要求不断升级，从“可电子化”到“必须合规电子化”，政策导向越来越明确，企业再也不能“观望”！电子会计档案“单套制”已成必然，合规刻不容缓。

自2015年起，我国电子会计档案管理政策体系逐步完善，为数字化转型提供了坚实的制度保障与技术支撑。

■ 2015年：法律效力首次确立

财政部、国家档案局联合修订的《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）首次明确电子会计档案的法律地位，规定满足第八条、第九条条件的电子会计资料可“仅以电子形式归档保存”（第三条、第七条），为电子会计档案的合法合规管理奠定了基础。

■ 2020年：杜绝“只存纸、不存电”

财政部、国家档案局联合发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）第四条明确规定：单位若以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据，必须同时保存对应的电子原件。这一“硬指标”从制度层面彻底杜绝了“只存纸、不存电”的违规操作模式。

■ 2022年：技术标准全面细化

《电子会计档案管理规范》（DA/T 94—2022）系统规定了电子会计资料从形成、收集、整理到归档与保管的全流程要求，其中第7.5条明确要求按DA/T 70标准进行“四性检测”——即真实性、完整性、可用性和安全性。同年实施的《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）第8.1.2条则进一步规范电子文件应采用OFD、PDF等符合长期保存要求的格式，为电子档案的长期可用性提供技术保障。

■ 2024年：封装结构与凭证要素标准化

最新发布的《电子凭证入账要求 第1部分：总则》（GB/T 44554.1—2024）第6章详细规范了电子凭证的要素组成和技术要求，第10章明确了安全保护措施；《电子凭证会计档案封装技术要求》（GB/T 44555—2024）第7章则通过附录A的封装结构图示和附录B的格式规范，为电子会计档案的标准化封装提供了清晰的技术依据，真正实现了“划红线、立标准”。

这些政策的核心信号很明确：电子会计档案不再是“选择题”，而是企业合规的“必答题”。尤其是数电发票全面推广的当下，国家税务总局、财政部等部门还在持续推进“电子发票无纸化报销、入账、归档、存储”，企业若不及时升级会计档案管理模式，不仅可能面临审计处罚，还会错失数字化转型的红利。

会计档案管理人员哭诉的“4大噩梦”，你中了几个？做会计档案管理的小伙伴，是不是每天都在和这些问题“斗智斗勇”？

1.“技术跟不上”：新系统用不了，老档案读不出

刚上线的报销系统生成的电子凭证，没法导入旧档案系统；早年存的会计档案是特殊格式，现在打开全是乱码；电子签章验证时，新老技术不兼容，明明是真凭证却显示“无效”...... 技术迭代快，业务系统衔接难，档案管理与财务系统像在“跨时代沟通”，愁坏了技术小白。

2.“人不够专业”：懂会计的不懂技术，懂技术的不懂档案

财务大姐熟悉会计凭证分类，却不知如何操作才符合“ 四性检测”要求；IT小哥能搞定系统对接，却分不清各种会计凭证的数据流转和归档要求；兼职档案员更是“赶鸭子上架”，连元数据是什么怎么填、保管期限怎么定都不清楚，归档档案要么漏填关键信息，要么格式错误，最后全成了沉睡的“无效数据”。

3.“电子被丢弃”：只存打印的纸质件，真档案不见了

很多企业沿用传统档案管理模式，缺少对电子会计凭证的有效管理抓手，只能要求把电子会计凭证打印出来归档，却放弃了保存电子原件（如电子发票只收了打印版本，未对PDF/OFD及XML进行管理）。等到需要调阅电子档案时，才发现“只有纸，没有电”——要么找不到原始电子文件，要么电子文件早就被清理了。一旦遇到税务检查，拿不出合规电子档案，只能面临处罚。

这些痛点，本质上是 “传统档案管理模式” 与 “数字化合规要求” 的脱节——而光典电子会计档案管理系统，就是要帮企业打通这个 “堵点”！

全流程电子化管控，让会计档案“合规又好管”。

光典电子会计档案管理系统整体解决方案，以 “政策合规为核心、全流程电子化为主线、智能技术为支撑”，覆盖会计档案从 “出生” 到 “销毁” 的全生命周期。

在核心流程上，方案通过预归档系统对接会计核算、报销、资金、增值税等多源业务系统，自动采集电子会计资料及元数据；支持线下纸质档案扫描电子化，通过唯一编码结合条码/二维码建立电子与纸质档案关联。系统内置“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）检测功能，确保归档档案符合法律凭证要求；支持搭配电子档案安全保存一体机的 “3-2-1” 备份策略，实现会计档案长期安全存储；通过智能检索、统计分析功能，提升档案利用效率，助力企业告别 “纸质依赖”，实现会计档案电子化单套管理。

方案支持对传统财务会计档案管理的同时，也支持对金融企业的业务会计档案管理。各项管理服务符合《商业银行业务档案管理规范》。

1. 多系统无缝对接，解决 “技术跟不上”

方案能对接企业现有业务系统——会计核算系统、报销系统、资金系统、合同系统、费控系统......不管是新系统还是老系统，都能通过开放接口实现数据互通。比如报销系统生成的电子凭证，会自动抓取元数据（凭证编号、金额、日期等），实时同步到档案系统；早年的旧格式档案，系统会自动转换为PDF/OFD等国家标准格式，确保“老档案能读取，新档案能兼容”。 

更贴心的是，方案还支持信创适配，和国产服务器、操作系统、数据库、中间件等国产软硬件都能完美搭配，企业不用换系统、不用改架构，轻松跟上技术迭代节奏。

2. 智能功能替代人工，解决“人不够专业”问题

系统支持智能组件增强，把复杂操作变简单。

OCR自动提取：电子发票、纸质发票扫描后，系统自动识别发票代码、金额、税额，不用人工手动录入，准确率达99%以上；

四性检测自动过：归档前，系统会自动检测电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性，不合格的档案会提示问题在哪，小白也能轻松操作；

保管期限自动定：根据《会计档案管理办法》，系统会自动给档案分配保管期限，不用再翻手册核对。

3.全链路数据管控，解决“数据乱糟糟”

从数据进入系统开始，就全程“上锁”。

关联保完整：归档数据采集过程将记账凭证、原始凭证、报销审批单自动关联，未来查找记账凭证号，就能看到对应的发票、银行回单，不用再手动分别查找匹配；

操作留痕迹：谁上传的档案、谁修改过信息、谁借阅过凭证，系统都会记录得清清楚楚，形成“审计轨迹”，万一出问题，能精准定位责任。

4.电子纸质双关联，解决“电子被丢弃”

方案支持“电子为主、纸质为辅”的管理模式。

电子会计资料直接从业务系统抓取，自动归档，不用人工保存；

纸质档案扫描归档上架后，会生成唯一位置编码，和电子档案绑定，想查纸质档案，输入编码就能找到对应电子件；

搭配光典电子档案安全保存一体机，采用“3-2-1备份策略”（3套备份、2种介质、1套离线），电子档案存在磁盘、光盘、离线硬盘里，不怕丢失或损坏，确保“电子档案不被丢，长期保存有保障”。

除此之外，方案还能实现智能检索（输入关键词3秒找到档案）、线上借阅（不用跑库房，审批通过就能看）、统计分析（自动生成档案数量、借阅次数报表），让会计档案管理从“体力活”变成“技术活”。

作为省属国有投资控股集团，业务涵盖公用事业、房地产、金融等多个领域，会计档案数量庞大、来源复杂，曾一度面临“电子归档困难、合规风险高”的难题。在采纳光典电子会计档案解决方案后，该集团成功攻克了“三大业务难点”，显著提升了电子档案的管理水平。

1.全电子发票流程跑通

员工报销时，直接在共享系统上传电子发票原件，共享系统调用OCR自动识别、查重、验真，不用再打印纸质件；报销审批通过后，电子凭证自动同步到会计核算系统生成账务，再自动归档到档案系统，全程不用人工干预，归档效率大幅提升。

2.纸质电子精准关联

对于必须留存的纸质发票，扫描后生成唯一条形码，和电子档案绑定。审计时，扫码就能看到电子信息，不用再翻箱倒柜找纸质票，查档时间从“小时级”缩到“分钟级”。

3.合规性全面达标

系统内置的“四性检测”和操作日志，满足《会计档案管理办法》《电子会计档案管理规范》等相关政策要求，该集团顺利通过国家电子发票电子化报销入账归档试点验收，成为行业示范案例。

如今，集团在会计档案管理方面已无需“加班加点”，财务人员得以将更多精力集中于预算、成本等核心业务，成功实现了“降本、提效、合规”的三重目标。

电子会计档案管理，难在 “合规”，贵在 “智能”。光典电子会计档案管理系统，不仅帮企业满足政策要求，更能让会计档案从 “沉睡的凭证” 变成 “能用的数据资产”。

如果你的企业也在被 “技术跟不上、人员不专业、数据乱糟糟” 困扰，不妨联系光典400-720-0100，获取专属解决方案！