光典“1+N+X”集团企业档案管理整体解决方案

档案，是企业的“数字资产库”，可对多板块、多层级的集团企业来说，档案管理却常是“老大难”——系统重复建、数据不互通、权限管不清......

别愁！光典“1+N+X”集团企业档案管理整体解决方案，专为破解这些痛点而来，让集团档案管理“化繁为简”！

档案管理不是“选择题”，而是“必修课”。

近年来国家对档案管理的要求越来越明确：不只是“存好档”，更要“管好用好档”，还要符合数字化、规范化、安全化要求。

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出“推动企业集团档案集中管理，实现电子档案全流程管控”；《档案法》实施条例更是强化了电子档案的法律效力，要求 “电子档案与纸质档案具有同等效力，符合条件的可仅以电子形式归档”—— 这意味着 “电子档案单套制” 不再是 “加分项”，而是企业合规的 “必选项”。

     国家档案局持续推进“企业数字档案室试点”，光典已助力中国铝业、上海浦东发展银行等 35 家单位通过各类档案室试点测评，覆盖国企、金融、制造等多个领域。同时副省级以上档案馆覆盖率达 84%(光典服务数据）的现状也说明: 集团企业档案管理“散、乱、差”的时代已过去，集中化、数字化、智能化是唯一出路。

集团档案管理的 “5 大深坑”，你中了几个？

1.“重复投资坑”：每年多花几百万，系统却像“信息孤岛”

总部建一套档案系统，下属地产板块企业又建一套，下属金融板块企业再买一套… 全集团光档案系统就有 N 套，建设 + 运维成本居高不下，可各系统数据不互通，查一份跨板块档案要切换3+个系统，效率低到抓狂！

2.“权限混乱坑”：总部管不了分子公司，分子公司怕“越界”

集团要统一管控档案，子公司却担心 “核心数据被看走”；有的子公司想自己调整归档流程，又怕不符合总部标准——权限“放”与“管”的平衡，始终找不到突破口。

3.“信息割裂坑”：财务的凭证、OA的审批、ERP的报表，各存各的

财务系统里的会计档案、OA系统里的审批文件、合同系统里的协议......分散在不同业务系统，想查一份完整的项目档案，得先找财务要凭证，再找行政要审批，最后找业务要合同，耗时又费力。

4.“安全风险坑”：纸质档案怕丢、电子档案怕改，备份还不到位

档案库房落后，老档案存库房，怕受潮、怕虫蛀；电子档案存在本地，怕被篡改、怕系统崩溃；有的企业只做了1套备份，一旦遇到突发情况，“数字资产”可能瞬间消失。

5.“人员短板坑”：兼职档案员多，专业能力跟不上

集团分（子）公司多，档案员多是兼职，不懂“电子档案四性检测”“元数据规范”，归档时要么漏填信息，要么格式错误，最后档案成了“瘸腿数据”，想用都用不了。

这些痛点，本质上是 “集团集中管控需求” 与 “分子机构个性化需求” 的矛盾——光典 “1+N+X” 方案应运而生，就是要破解这个矛盾！

光典“1+N+X”方案，核心是用“一套档案管理系统+多全宗管理+多业务系统对接”，既满足集团统一管控，又兼顾分子机构灵活需求，一套系统搞定全集团档案。

■ “1”：一套电子档案管理系统，解决“重复投资+统一管控”。在集团统一的档案管理制度规范体系和安全保障体系下，统筹统建一套档案管理系统，满足整个集团、多级企业的档案管理信息化需求，实现数字档案资源集中存储、统一运维。

■ “N”：支持N个逻辑全宗，解决“权限混乱+灵活管理”，即按集团总部、分子公司、业务板块设置“逻辑全宗”，“一套系统里，每个板块都有自己的‘独立档案库’”，各全宗间档案数据和档案管理功能相对隔离。分子公司档案员只能看到自己全宗的档案，改自己的归档流程，总部管不了“内部细节”；总部能查看所有全宗的归档情况、利用数据，还能统一制定分类标准、保管期限，确保“步调一致”；跨板块协作时，只需发起权限申请，审批通过就能查看，不用反复传文件。

■ “X”：即X个业务系统对接，解决“数据割裂+高效归档”问题。系统具备开放性特征，提供丰富接口，可实现与OA、ERP、财务、合同管理等各类业务系统对接和融合，完成电子文件及其元数据的在线收集，实现系统间的单点登录、统一待办和消息提醒。

除此之外，方案还包含传统档案数字化加工（老档案扫描、著录）、历史数据迁移（旧档案管理系统数据平滑迁入新系统）、信创适配（兼容国产软硬件）等服务，帮集团“一步到位”完成档案管理信息化升级落地。

1.降本“一劳永逸”：一套系统、不限全宗

集团仅需部署1套系统，下属分子公司、业务板块无需单独采购，IT建设成本直降60%，运维成本省40%。支持“条目集中+原文分布式”和万全集中的两种模式存储，原文处理更加灵活。采用“条目集中+原文分布式”存储模式下，总部统一存储元数据，分子公司存储原文，节省总部存储资源70%，同时保障本地调档速度。

2.管控“分级”：有效平衡“集团统筹”与“分子公司灵活”

支持分级管理，更好匹配集团化架构下的档案管理。具备分级权限精准管控能力，可设置“集团-区域-分子公司-岗位”四级权限，总部可查看全集团档案归档进度、利用数据，分子公司仅能操作本全宗档案，核心数据（如地产板块成本、金融板块客户信息）权限与加密双重保护，避免“越权使用”；分子公司可自定义本板块归档流程和各类规则，打造个性化模板，兼顾“标准化”与“灵活性”。

3.落地“省心省力”：分步实施+全程辅导

阶梯式落地更安心，项目实施支持“总部试点→区域推广→全集团覆盖”，比如先在集团总部和1-2家核心子公司试点，优化后再推广至全集团，降低转型风险；提供专业数据迁移服务，即使是老旧系统的历史档案（如Excel表格、特殊格式文件），也能通过格式转换、元数据补录，平滑迁入新系统，数据迁移准确率达99.9%。

4.数据“互联互通”：X对接打破“业务孤岛”

全业务系统覆盖，可无缝对接OA、ERP、财务、合同、CRM等核心业务系统，实现“业务办结即归档”，待归档数据可自动同步至档案系统，无需人工导出上传；跨板块的档案数据利用可高效联动，基于集团统一档案资源库，跨板块协作时（如地产板块调取金融板块的融资档案），采用“线上申请→总部审批→即时查看”进行线上协作利用，协作效率提升80%，避免“找数据跑断腿”。

5.安全“三重防护”：信创+加密+备份，数据无忧

信创全面适配，具备与信创环境下操作系统、数据库、中间件的全适配能力和经验，满足国企、央企信创要求，无需后期改造，一步到位；全链路安全管控，采用国密SM4算法加密传输存储，三员分立（系统管理员、安全保密员、审计员）权限，全程记录操作日志；搭配“3-2-1”备份策略，即使遇到系统崩溃、自然灾害，档案数据也能100%恢复。

1.财务降本：从“重复烧钱”到“集约省钱”

IT成本省60%，集团1套系统替代N套分散系统，无需下属单位各自费心费力费资金自行建设档案管理系统，可将更多资金投入到其他业务中；隐性成本减50%，跨部门、跨板块调档无需邮寄纸质件或专人押送，年均节省物流、人力隐性成本数额可观，并能够有效避免因档案传递延迟导致的业务损失。

2.效率提效：集团协同“无缝衔接”

跨板块调档效率提升90%，传统跨板块调档需3-5天，现在线上申请、审批后3秒查看；总部管控效率提升80%，总部通过系统实时监控各子公司档案归档率、利用率，无需人工专项汇报，管控决策时间从1周缩至1天。

3.合规达标：轻松通过“合规检查”

光典已助力多家集团企业通过国家档案局数字档案室试点测评，方案100%覆盖试点指标，无需反复整改；信创合规“一步到位”，避免后期改造成本。

光典已服务超 1700 家企业用户，其中不乏城投水务集团、临港集团等知名企业。

城投水务集团

从2021年项目启动，历时四年建设完成了档案管理科学化、系统化、规范化、标准化、互联共享的数字档案室。以“统一领导、分级管理”为基本原则，围绕“二级平台、三级管理”集约化改革要求，积极探索具有城投水务特色的“1+N”多全宗档案管理模式。以全程视角重塑档案业务流程，全方位提升档案工作质量与经济效益，于2024年以高分获评“上海市示范数字档案室”。