河南省档案馆：建设高水平数字档案馆，全面推进新时代档案工作数字化转型

河南省档案馆数字档案馆建设按照档案业务流程需要，建设内容包括标准规范建设、档案应用平台建设、基础支撑体系建设、标准机房建设、信息安全保障体系建设、数字资源建设以及人员培训等，概括起来就是“一库”“两中心”“三个服务平台”“一套保障体系”。

“一库”指河南省档案馆资源总库，通过硬件设施、软件系统、数字资源建设，把数字档案馆建成可长期保存档案数据的数字档案资源总库。

“两中心”指通过新馆、老馆两个机房进行同城备份，建成数字档案备份中心和数字档案查询利用中心。

“三个服务平台”指基于局域网的馆藏数字档案资源服务平台、基于省电子政务外网的全省数字档案资源共享服务平台、基于互联网的公开档案数字资源服务平台。

三个服务平台能够满足档案馆、立档单位、社会各类用户对数字档案资源的利用需求，实现全省各综合档案馆开放数字档案资源在互联网上的共享利用、民生档案在省电子政务外网上的跨馆查阅以及各单位对本单位数字档案资源在省电子政务外网上的自助利用服务。“一套保障体系”指通过对基础设施、标准规范、安全体系、人才队伍等的建设，为数字档案馆建设提供全面的保障。

河南省档案馆按照数字档案的“收、管、存、用”等基本功能，树立前端控制、全流程管理、面向服务、安全高效的理念，建成15套业务系统，并按照业务、用户、数据的特性，对各业务系统进行归类管理，提供3个入口地址。其中：局域网平台以馆藏档案综合管理系统为入口，省电子政务外网平台以河南档案业务网站为入口，互联网平台以共享系统前台部分为入口。

一是依托局域网建有7个应用系统：

1.馆藏档案综合管理系统，面向档案馆内部工作人员提供应用，实现数字资源的采集、接收、整理、保管、鉴定、编研、统计等全过程规范化管理。

2.多媒体档案管理系统，以多媒体档案为管理对象，满足照片、音频、视频等档案的收集、管理、保存、利用。

3.档案数字化加工系统，实现对纸质档案的前处理、著录、扫描、挂接、质检、验收等全过程管理。

4.智能库房管理系统，通过RFID技术的应用，实现辅助人工对库房和实体档案的智能化管理。

5.电子阅览室系统，面向来馆用户，实现自助查询、接待服务、阅览服务和调卷服务等功能。

6.海量数字档案安全保存系统，通过四性检测、元数据设计、数据封装、电子文件长期保存、安全保护等多种功能，实现对数字化加工成果、电子档案数据等的长期安全保存。

7.智能检索系统，通过OCR、NLP数据管理技术的应用，实现对数字资源的智能挖掘、智能归类、智能检索、智能学习。

二是依托省电子政务外网部署有5个应用系统：

1.数字档案室系统，通过“数据物理集中、权限逻辑分离”的方式，为各立档单位提供对电子文件与数字化成果的“收、管、存、用”平台。

2.电子档案移交接收系统，为各立档单位提供数据封装、四性检测、系统接口、数据格式转换等工具，实现电子档案的在线检查、在线指导、在线移交接收。

3.全省数字档案信息资源共享系统，以统一平台、分级管理为原则，面向各立档单位以及省、市、县级档案馆，提供档案数字资源的共建共享服务。

4.办公自动化系统，作为档案馆协同办公平台，提供了公文流转、人事管理、会议管理、日程安排等功能。

5.河南档案业务网站作为河南省档案馆在省电子政务外网的业务门户提供以上5个系统的访问入口并集中展示相关内容。

三是依托互联网部署有3个的应用系统：

1.公共查询系统，面向互联网公众用户，提供馆藏开放档案的目录检索和全文检索，以及编研成果展示、网上展厅等。

2.移动档案服务系统，面向移动互联网用户，提供开放档案的统一发布和查询。

3.家谱档案管理系统，以河南省各级档案馆中的家谱档案为管理对象，通过家谱档案元数据著录、内容管理、动态呈现，搭建起全省的家谱档案共建共享平台。

一是建立一套适用于河南省的数字档案馆标准规范。依据国家档案局关于数字档案馆及电子文件、电子档案管理的标准规范，结合河南省档案馆数字档案馆建设的实际，河南省档案馆建立和完善了一套数字档案馆建设和应用的标准规范体系。如：制定了河南省标准《政务服务网电子文件归档数据规范》（DB41/T 1700.5—2019）；以省“两办”名义印发了《河南省电子文件归档与电子档案管理暂行办法》；制定了《河南省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》《河南省档案馆数字档案资源共享管理暂行办法》《河南省数字档案馆应急预案及灾难恢复方案》《河南省档案馆文书、照片、音视频档案目录数据库结构规范》《河南省档案馆纸质、照片、音视频档案数字化技术规范》《河南省数字档案馆数据交换接口技术规范》《河南省档案馆光盘、硬盘管理规范》等一套标准规范，使全省数字档案馆建设和应用有规可依、有规能依。

二是搭建基于省电子政务外网的资源共享系统。资源共建共享是数字档案馆建设的目标导向。基于省电子政务外网建立的资源共享系统，界面简洁、功能清晰、资源丰富，用户经过身份认证后登录系统，根据授权实现共建共享需求。1.通过数字档案室及移交接收系统为各立档单位提供了统一的数字档案管理平台，为各单位之间档案资源共享创造了条件。2.通过全省档案资源共享平台共享政务公开信息、开放档案编研成果等。3.通过河南政务服务网站前端接收社会公众的利用请求，在后台处理完毕后将数据再推送给前端提出申请的用户。4.利用全省档案资源共享平台实现省内馆际之间的异地查档、跨馆出证。

通过物联感知技术的应用，建成智能库房管理系统，在库房部署1万张电子标签，实现库房盘点、出入库登记等自动功能。通过OCR、自然语言处理、全文检索等数据技术的应用，建成智能检索系统，对368万条目录数据、274万条全文数据进行中文分词和关键词提取，形成20个大类近480万个词组短语库，搭建起具有河南特色的档案数据模型，系统可按照时间、地点、人员、建筑、事件五个维度在各数据之间进行语法、语义等关联，形成知识图谱，并且100人并发检索测试时间小于4秒，方便馆藏档案的智能化数字挖掘。会同中国人民大学档案学院、福建省档案馆、山东省档案馆、四川省档案馆青岛市档案馆，正在开展全国档案智能开放鉴定“一盘棋”众包构建模式研究，目前在“多馆一库一平台”智能开放鉴定方面，已经取得实质性进展。

信息安全是数字档案馆建设的保障。在设计与建设中，确立了网络、系统、资源、管理等安全策略。

一是确定网络、系统的安全等级保护级别。省电子政务外网、局域网及部署其上的应用系统都按照等保三级要求规划设计与建设，并通过相应测试。

二是多措并举保护数据安全。加快数字档案馆资源建设，已建目录数据库总量约450万条，数字化比例达到93%。面对日渐增长的数字档案资源，部署了海量数字档案长期保存系统，积极完善基于海量数字档案安全保存策略，采用“3+2+1”备份恢复策略，保障数字档案长久保存，随时真实、完整、可用。

三是建立全方位的安全防护。根据局域网业务系统安全要求，在对档案安全风险分析的基础上建立安全防护模型，从应用层、系统层、网络层、物理层和管理层5个层面对数字档案馆进行分层防护，从而全面保障数字档案馆的安全。

四是扎实推进国产化替代。结合实际，坚持早部署、早适配、早替代，已经完成全部终端和服务器的替代，完成安全设备和流版杀软件部署，完成局域网7个、政务外网5个档案业务子系统和密码设备的适配测试，通过了等保测评和专家组验收。当前，局域网、政务外网各业务系统经过适配改造，已经通过项目验收，已在国产化服务器（新馆）和政务外网上部署完毕，接下来将进行数据迁移。国产化替代任务完成后，将极大提高数字档案馆的自主、安全、可靠水平。