国家档案局第13号令《机关档案管理规定》解读一

信息化快速发展和档案实践不断进步，档案管理趋向精细化，对制度建设提出更高要求。2016年《机关档案管理规定》编制小组成立，融会贯通相关规范标准，在宏观的《档案法》《机关档案工作条例》与微观的《归档文件整理规则》等标准、规范间架起了一座桥梁。2018年10月《机关档案管理规定》正式对外公布，为解决机关档案工作的组织领导，档案机构设置及人员配备，监督指导职责的主辅关系，档案工作任务与档案社会化服务约束，档案用房的设置、面积、选址和设施设备，机关档案的规范管理与档案信息化等问题提供了指导方针，2019年1月1日起《机关档案管理规定》实施。（点击查看13号令全文）

总则部分政策解读

一、总则部分
1.第二条  本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。
2.第三条  机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
3.第五条  机关的全部档案应当集中、统一管理。机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。
4.第六条  机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。
解读：
1.机关档案的定义是在“档案”定义上进行更改，一是侧重公务活动，二是侧重查考利用。
2.机关档案工作的价值主要体现在是档案事业的基础，有利于国家依法行政、科学决策、提高治理水平、保护个人权益。
3.统一领导、分级管理既是组织原则又是管理体制。主要明确行业主管部门要在档案局的指导下开展工作。同时明确了档案局开展“检查”的方式。
4.管理原则是指机关全部档案应集中、统一管理。集中本质上意味着档案管理权的集中和信息的集中。统一是指机关档案归口管理，管理规定统一。管理要求与目标是机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。
5.三纳入是指纳入将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系。三同步是指档案工作与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

机构和人员部分政策解读

二、组织机构
1.第七条  机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）（或承担该职能的其他综合办事机构，下同）及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。
2.第八条  机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。
3.第九条  ······机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。
解读：
1.建立档案工作协调机制，确定承担档案工作的部门，组成档案工作网络。以应对长期以来有些单位没有档案人员或虽有专兼职档案人员，但没有明确承担档案工作的部门，使档案工作难以顺利开展，方便工作决策。
2.明确档案工作部门可方便工作管理。《规定》指出建立档案部门并非必须要求，但要明确承担档案工作的部门，且部门名字能体现承担该项工作，比如信息档案处。
3.组成档案工作网络，连通各个业务部门，方便具体执行。（协调机制和工作网络并非实体组织。关键要在制度中明确，可以适当形式体现）。

三、档案工作人员
1.第九条  机关档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称机关档案部门）应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作······县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况，配备适当数量的专（兼）职档案工作人员。
2.第十二条  档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训。
3.第十三条  档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。……

解读：
1.人员配备上要与工作量而非档案数量相当，改掉过去有单位以档案数量确定人员量这一不科学的做法，而是在衡量收管用等全流程工作量基础上确定人员数量，如果工作量较小，可设兼职档案员甚至几个单位共用一个档案员。
2.职业要求上明确须是在编人员。无档案工作背景的人员应参加业务培训。
3.岗位职责上履行职责要有始有终、有序衔接，离开岗位办好交接手续，权益保护上机关应给档案人员配备劳保用品，从事档案工作满15年，档案局或本单位应给予表彰奖励。

四、基本任务和外包服务
1.第十条  机关档案工作的基本任务是：（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度······（二）制定并组织实施档案工作发展规划或计划；（三）对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导······（四）负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关政府信息公开工作；（五）负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理；（六）接受档案行政管理部门监督、指导和检查······（七）负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动······
2.第十一条  ······机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T68）规定。
解读：
1.八个方面：遵章建制、规划实施、监督指导、档案管理、信息化建设、档案移交、培训宣教和奖惩建议；
2.这些基本任务在以前的档案工作中也已存在，重在对其中的优化；
3.一是各单位需将本单位开展档案工作的基本制度报档案局备案；
4.二是各机关档案监督指导的范围不再是档案，而是各类文件材料，强化前端控制；
5.三是创设年度报告制度。各单位要向同级档案局汇报年度执行档案法律法规情况。
6.上述8项基本任务中只有档案整理、档案数字化、全文识别以及档案系统技术服务方面允许外包。其他业务遵循法无授权不可为的原则，不得外包。

原文：《中国档案》杂志