《证券业务档案管理规范》解读

《证券业务档案管理规范》（以下简称《规范》）（DA/T 79—2019）主要规定了证券业务档案工作总则、管理体制、管理岗位职责，明确了在办理证券业务活动中产生的具有保存价值的业务文件的整理、归档、保管、利用等要求和方法。由国家档案局于2019年12月27日发布，2020年5月1日起正式实施。

编制背景

随着我国经济和资本市场的快速发展，证券行业的不断扩容，相应证券业务档案种类和数量也在急剧增长，证券业务档案规范化管理需求日益强烈。然而，我国关于证券业务档案规范化管理制度在该标准发布前仅有《金融企业业务档案管理规定》及《证券公司客户资料管理规范》等，这些制度规定主要是从宏观层面进行规定的，不够细化，可操作性不强。据调研，全国主要证券公司业务档案管理模式有分散、有集中，档案管理范围有广有窄，管理水平参差不齐，甚至少数证券公司仍不清楚证券业务档案管理该管什么和怎么管。在此背景下，有必要出台更为详细且具有可操作性的规范标准，指导证券行业证券公司开展并加强证券业务档案管理工作，提高证券行业档案管理整体水平。

编制过程 

2017年2月，国家档案局经科司和国泰君安证券股份有限公司联合成立标准起草小组（以下简称“起草小组”），并提交档案行业标准制订项目计划书，2017年5月，项目被核准立项。2018年2—8月，起草小组通过充分了解证券行业证券业务档案管理情况，收集相关素材，确定标准大纲，形成《规范》（初稿）。2018年9—10月，对《规范》（初稿）进行多次讨论并修改，形成《规范》（征求意见稿），并在国家档案局官网发布，向全国各地区、各部门征求意见，形成《规范》草案。2018年11月及2019年4月，起草小组分别召开专家咨询论证会，就修改后的《规范》草案进行讨论完善，形成《规范》（送审稿）。2019年5月，《规范》（送审稿）通过国家档案局专家评审会审议，起草小组基本采纳专家意见后报档案标准化委员会审查。2019年6月，《规范》（送审稿）通过全国档案标准化委员会审议，并形成报批稿，报国家档案局批准发布。2019年12月，《规范》由国家档案局发布，并于2020年5月1日起正式实施。

《规范》自立项至国家档案局正式发布，历时2年多，经历8次主要调研、论证，共计收到221条修改意见，易稿6次。

主要内容解读

1、术语和定义

(1) 证券业务档案

结合证券公司主要经营业务内容，《规范》确定了证券业务档案范围，即包括但不限于经纪业务档案、投资银行业务档案、证券投资业务档案、场外市场业务档案、信用业务档案、资产托管与运营外包业务档案。根据各类证券业务具体办理内容，《规范》对每类证券业务档案进行了定义，明确了证券业务档案管理的客体范围。

(2) 立卷

根据不同证券业务文件形成特点以及证监会对客户档案资料“一户一档”管理的专业要求，《规范》确定了两种立卷方式，即按户立卷、按类型（项目）立卷。前者是以客户为单位，按户组卷，原则上同一客户形成的所有文件材料立为一卷；后者是以业务类型（项目）为单位，将同一业务类型（项目）形成的各种文件材料按时间顺序组成具有有机联系的案卷。

2、总则

根据档案工作的基本要求，《规范》提出了证券业务档案管理工作的一般原则，明确证券业务档案是维护证券公司和客户利益的重要原始凭证，是证券公司业务档案的重要组成部分，应纳入证券公司档案工作体系，实行集中统一管理。另外，须对证券业务档案中记录的客户信息进行严格保密，以保护客户权益。

考虑到近年来电子文件（档案）大量产生，《规范》提出，在做好纸质载体证券业务档案管理的同时，应将证券业务电子文件归档和电子档案管理纳入本单位信息化建设和档案工作规划、计划，配备必要的人员、资金和设施设备，为证券业务电子文件归档和电子档案管理提供保障。对于同时具有纸质和电子两种载体的证券业务档案，纸质档案与电子档案之间应在内容、相关说明及描述上保持有机联系。对于服务军工等项目时形成的涉密证券业务档案，应参照国家相关安全保密规定管理。

3、管理体制和管理岗位职责

《规范》提出证券业务档案管理工作的管理体制，明确业务部门、档案部门、信息技术部门的职责，对档案人员提出要求，并提供档案管理的参考模式。

证券公司应明确档案工作的分管领导，设立专门档案管理机构和岗位，配备专职档案人员，各业务部门或机构应配备专兼职档案人员。其中，业务部门人员应做好证券业务文件材料日常积累，并将业务文件及时向本部门专兼职档案人员移交，然后由专兼职档案人员定期向档案部门归档。档案部门负责对证券业务档案工作进行统筹规划，指导、监督业务机构业务文件的整理及归档工作，负责证券业务档案的保管、利用、鉴定和销毁工作。档案部门应参与本单位业务系统的规划、设计、开发等工作，提出业务电子文件归档需求，并对实现过程进行跟踪，确保所形成的电子文件能够及时归档且符合电子档案管理要求。信息技术部门须为证券业务档案管理提供技术支持。

4、证券业务文件的整理与归档

在证券业务文件的整理与归档方面，《规范》提出了证券业务文件归档范围，并对业务文件的立卷、分类、排列、编页、编目、编号、装订提出了基本要求。

归档范围方面，《规范》明确在证券业务办理及服务活动中直接形成的具有保存价值的业务文件均应收集、归档。为使标准更加具有指导性和可操作性，起草小组通过大量的调研整理及归纳汇总，形成了较详细的资料性附录——《证券业务文件材料归档范围和档案保管期限表》，供证券公司参考。归档的证券业务文件应是正本。

在立卷方面，经纪业务和信用业务形成的文件材料以客户材料为主，按照JR/T 0110的要求，可采用按户立卷的方式整理。投资银行业务、证券投资业务、场外市场业务和资产托管与运营外包业务形成的文件材料可采用按类型(项目)立卷的方式整理。

在分类方面，证券业务文件材料可采用“业务类型—保管期限—年度—机构”或“保管期限—年度—类型(项目)”的方法进行分类。

在排列方面，按户立卷整理的客户资料文件，一般按材料形成时间排列。按类型(项目)立卷整理的业务文件，相同业务类型文件按时间先后结合文件重要程度进行排列。

在编页方面，证券业务文件应以卷为单位，在文件正面右上角或背面左上角的空白位置编制页码。

在编目方面，证券业务文件应依据分类方案和排列顺序，按照GB/T 11822相关规定编制卷内文件目录、案卷目录、备考表等。

在编号方面，可采用“全宗号—档案门类代码—年度—保管期限—机构代码—业务类别号—案卷号”的档号结构。

在装订方面，按户立卷整理的，须按照“一户一档”要求将同一客户材料逐一放入相应档案袋内。按类型(项目)立卷的文件材料，可采用线绳等装订方式。

5、证券业务档案的保管

证券公司应依据证券业务档案的载体选择档案存放设备，并设置与本单位档案工作发展相适应的档案库房。无条件配置档案库房的证券公司，可委托具有相应资质的档案保管外包服务机构代为保管。档案库房应符合GB/T 18894、DA/T 15和JGJ 25对各类档案载体的保管要求。对于电子档案，应进行在线存储、近线备份和离线备份，保证证券业务电子档案的安全、可靠。此外，档案部门应每年对证券业务电子档案进行可读取性检测与迁移。

6、证券业务档案的利用

为确保证券业务档案信息安全，利用时应严格遵守登记和审批制度办理相关手续。为保护档案原件安全，已经采取电子档案管理方式的，查阅证券业务档案时，应优先查阅电子档案。借出的档案在归还时，档案人员应及时检查，确保证券业务档案为原件，如发生丢失、损坏、缺页等情况，应依照相关规定追究有关人员责任。

7、证券业务档案的鉴定与处置

证券业务档案鉴定是一项严谨的工作，应由分管领导、业务部门和档案部门组成专门的档案鉴定小组，根据本单位的档案保管期限表定期对保管期限已满的证券业务档案进行鉴定，出具鉴定意见。对保管期限已满、确无保存价值的业务档案，要登记造册，经分管领导审查批准后予以销毁。证券业务档案应送本行政区域保密部门指定的保密材料销毁机构进行销毁。销毁档案时，应有2人监销、签字，销毁清单永久保存备查。对虽已到期，但未结清债权债务或有其他未了事项的证券业务档案不得销毁。

8、证券业务电子文件归档与电子档案管理

加强证券业务电子文件归档和电子档案管理将是证券公司档案工作重点工作之一，证券公司应对证券业务电子文件、电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。业务系统应具备电子文件归档要求，支持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据，须按要求形成标准的归档数据封装包，开发符合“四性”检测要求的接口功能等。电子档案管理系统应具备系统配置管理功能、电子档案管理功能、安全管理功能、系统管理功能等，以满足证券业务电子文件归档与电子档案管理需要。证券业务电子文件归档与电子档案管理具体要求按照GB/T 18894等相关规定执行。

文章来源：《中国档案》2020年第4期   如有侵权请立即与我们联系，我们将第一时间处理