数字经济环境下的企业档案工作——兼论企业档案工作“十四五”规划的重点内容

当前，全国各地及各企业都在制定档案事业发展“十四五”规划。笔者在本刊第6期文章（《数字经济与企业档案工作挑战和机遇》）中粗略地分析了“十四五”时期企业档案工作面临的环境、挑战及机遇。本文尝试对企业档案工作方向和“十四五”时期的重点工作进行分析。

“十四五”企业档案工作的方向

1. 方向一：深化档案工作数字化转型

“十三五”时期的档案工作数字化转型是部分工作环节、部分门类档案管理的数字化转型。“十四五”期间，企业档案工作数字化管理是全流程、全范围、全方位，特点是电子文件要全归档、资源要全数字化，这将使档案工作的支撑能力更有力，有利于应对效率的挑战，应对生存空间的挑战，应对服务能力的挑战，应对资源的挑战。因此，数字化转型仍然应该是“十四五”时期的重点，而且是更加深化的、更高层次的、更广范围的数字化转型。“十四五”期间，数字化转型应该是每个企业档案工作的标配，电子文件的归档要由试点转向全部业务系统。以大数据技术为重点的档案信息开发利用，基于档案的知识管理要有实质性的突破，适应数字化转型的档案管理体制机制应有重大突破。

2. 方向二：档案工作内容的拓展

即档案工作的前后延伸，这是丰富档案工作内容的需要。要使档案工作不被弱化和边缘化，一项重要的措施就是要丰富档案工作内容，拓展空间。企业档案工作要向前延伸，对于科研单位，档案工作要具有管理科学数据的能力，工业企业要具有管理工业数据的能力。如比亚迪股份有限公司扩大档案边界，不仅仅是一个档案室的工作，而是已经往前延伸了很多。前端延伸是要使前端的工作成为档案工作的一部分。如某制药厂将文件、数据、档案三方面工作整合到一个部门叫文档管理部门，做法非常具有借鉴意义。

3. 方向三：档案工作技术的拓展

技术拓展是内容拓展的保证，也是实现档案工作数字化转型的体现。要实现技术拓展，电子档案管理系统架构和技术必须升级换代。“十四五”时期要从管档案向管数据延伸，延伸就意味着需要更加先进的技术。

4. 方向四：对档案室赋予新的内涵

在国外，档案室工作统称记录管理工作，重在记录管理的合规，范围超出国内的档案室。要对档案室赋予新的内涵，赋予其记录管控功能，而不是管理功能，重在半现行期的管理，对产生的记录归档前进行统筹管理、优化管理，并建立关联关系。本溪钢铁（集团）有限责任公司档案工作就是一个很好的例子。早前ERP数据的管理困难重重，工作量大，系统负荷重，数据严重冗余，关联性差，存在不少错误。档案部门介入后，大幅度减轻了ERP的数据负担，大幅度降低了数据冗余，提高了数据质量。有的企业档案部门正在深度地从事数据管理工作，也取得了很好的成绩。

5. 方向五：人才队伍建设

“十四五”时期，档案工作要实现全流程、全门类、全方位的数字化转型，就需要一大批知识结构更加合理并具有多学科知识或多种技能的复合型人才。当前企业档案领域领军人才缺乏，具有统筹规划能力的人才严重不足，中高端人才偏少，创新性的人才也缺乏。“十四五”期间，企业档案人才队伍建设重点不是在量的扩张，而是要在质和结构优化上下功夫，多培养领军人才、复合型人才和中高端人才。

“十四五”规划制定的原则

1. 围绕中心，服务大局

围绕党和国家的中心工作安排“十四五”时期的有关工作，对于企业来说，就是要围绕企业经营管理重点来谋划档案工作。如深化国有企业改革、发展数字经济等，这些都是谋划工作时需要重点予以考虑的。

2. 依法治档，安全第一

“十四五”时期，企业档案工作要在完善法规制度的基础上，依法依规开展有关监督与指导，凡是法律法规要求开展的工作要不折不扣地执行好。当前档案法规、制度总量应该不少，但存在有法规制度不执行或执行不严的问题。要加强执行工作，加大档案工作检查考核力度。要继续重视档案安全，不断强化档案安全体系建设，确保不发生重大档案安全事件。

3. 整合业务，融合发展

“十四五”时期，企业档案工作要整合数据管理、大数据、知识管理等业务，通过数字化转型，进一步扩展档案部门职能，提升档案工作地位。与此同时，要加强与有关部门的横向联系，将档案工作融入新基建、数字经济、工业互联网、区域协调发展等的大潮中。

4. 创新驱动，人才保障

创新是发展的动力。企业档案事业的发展同样要创新驱动，要加强企业档案工作理念、技术、方法等的创新，不断研究大数据、“互联网+”、物联网、人工智能、区块链等技术在档案工作中的应用。企业档案事业的发展需要一支政治可靠、业务精湛、技能优秀的档案人才队伍作支撑。

“十四五”企业档案工作思路

1.在企业层面持续推进企业档案工作的数字化转型

推进企业档案工作数字化转型，提高企业档案工作对企业数据、知识、电子文件等的管理能力，为企业数字化转型和发展提供更加优质高效的服务。要继续推进存量传统载体档案数字化，中央企业应实现所有存量档案的数字化。在试点基础上，进一步扩大覆盖面的同时深化企业数字档案馆（室）建设和企业电子文件归档和电子档案管理。各企业集团要从集团层面开展数字档案馆（室）、电子文件单套制归档和电子档案单套制管理试点。电子文件单套制归档和电子档案单套制管理范围由会计系统向工程技术系统、管理系统、科研项目管理系统等业务系统扩展。要通过数字档案馆建设，实现档案工作的纵向、横向整合。开展基于区块链、大数据、工业数据管理等技术的数字档案馆（室）建设试点。中央企业要开展突发事件档案专题数据库建设。

2.寻找档案工作融入业务的突破口和机会

“十三五”期间，以电子文件归档、企业档案资源开发利用等为抓手，将档案工作融入国有资产监管、财政、交通、商务、工业、税务等工作，使档案工作服务经济社会发展的贡献度进一步提高。“十四五”期间，各企业要继续坚持融入主业、融入大局的原则，以深化电子文件归档为突破口，实现档案工作融入本企业产品研发、市场开拓、信息化建设等工作，融入国家经济发展大局和中心工作，为档案工作服务企业发展、服务经济建设作出更大的贡献。要配合有关部门做好电子发票等各类电子会计凭证的电子化实施工作，电子会计资料的归档率进一步提高。要配合供给侧结构性改革，推进关闭破产企业档案处置工作。

在各地区层面，企业档案工作还要依托各级各类开发区建成若干企业档案管理云平台，提升中小微企业档案信息化水平。加强会计档案标准规范建设，探索会计档案管理新方法，降低会计档案管理成本。各开发区要修订档案管理办法，创新开发区档案工作评价，以评价促进开发区档案工作转型升级。加强科研档案工作，健全和完善中央财政资金支持科技计划科研项目档案业务监督指导机制，为创新型国家建设提供支撑。

3.进一步完善本地区本集团档案管理体制机制

在国家和地区层面要深入研究国有档案的范围。要加强对国有企业档案工作的监督，要创新企业档案工作检查方式方法，建立企业档案业务监督信息化平台。着眼于加强国有档案管理，加强上市企业、非公企业档案工作，引导规模以上非公企业健全档案工作体系。继续加强企业境外档案工作的指导，按地区或国别出台境外档案管理指南。探索研究企业档案工作向管数据、管知识延伸的途径。各企业也要开展相应的工作。

要建立一支档案专业领军人才队伍。各大型企业集团要建立档案工作技术负责人制，设立档案总监、副总监等岗位。畅通非公企业档案人员专业技术职务评审渠道，鼓励非公企业档案人员参加职称评聘。

4.进一步完善规章制度和标准规范

在国家层面制（修）订一批规章。健全企业档案馆管理运行体制机制。开展中央企业文件材料归档范围和档案保管期限表第二轮审查。进一步加大企业业务系统电子文件归档管理标准规范的编制，出台ERP、MES、BIM等工程技术系统电子文件归档管理规范。继续推进三维电子文件归档管理技术方法的研究，制（修）订一批企业电子文件管理标准规范。

在企业层面，要根据国家层面制度制（修）订工作进展和本企业制度工作现状，对档案管理制度进行填平补齐。要把制度建设重点放在与数字化转型有关的制度制定上，把各类电子文件归档和电子档案管理制度，与数字档案馆（室）建设和运行有关的制度等作为工作的重点。各中央企业还要完成所属企业文件材料归档范围和档案保管期限表的第一轮审查。

5.探索档案资源开发利用新模式

在利用方面，“十三五”期间，企业档案工作通过企业档案资源开发利用优秀案例评选积累了一定的经验。“十四五”期间，各企业要探索企业档案信息资源开发利用新技术、新方法、新途径，推进查档的一站式服务。要围绕“十四五”期间党和国家中心工作和大局开展档案资源的开发利用。探索建立促进共享利用的科研档案资源共享平台和制度，探索会计档案利用新渠道和新思路，使会计档案和科研档案在企业经营管理和国家经济建设中发挥更大的作用。

文章来源：《中国档案》2020年第7期   如有侵权请立即与我们联系，我们将第一时间处理