国家档案局13号令《机关档案管理规定》解读二

一、机关档案门类划分、全宗要求
1.第二十三条    机关档案包括：（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；（二）机关履行行业特有职责形成的专业档案；（三）照片、录音、录像等音像档案；······前款（一）（二）（三）项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力。
2.第二十四条    机关全部档案构成一个全宗。机关隶属关系、名称发生变化但工作性质和主要业务范围未变化的，维持原全宗不变。机关应当建立并定期完善全宗卷。全宗卷应当包含全宗背景、档案状况、工作制度、管理记录等内容，编制要求按照《全宗卷规范》（DA/T12）执行。
解读：
1.《规定》将档案门类大体分为两大类：一类是文书、会计、科技、人事、专业、照片、录音、录像、实物等传统载体形式的档案。另一类是业务数据、公务电子邮件、网站信息、社交媒体（微信、微博等）等新兴媒体产生的档案。门类遵循科学、明确、扁平、稳定、适宜原则，划分不宜层次过多，但每个分类应对应本单位一项或几项工作职能。对于某类专业档案如果档案量小，一直按文书档案整理，可不必再单列门类。
2.一方面在保证档案按全宗进行管理的基础上，还需注意立档单位是否发生变化的主要标准是其基本职能是否发生根本变化。若立档单位职能发生根本变化，则需构建新的全宗。若机关隶属关系、名称发生变化但工作性质和主要职能未变化，则维持原全宗不变。另一方面要定期更新全宗卷。全宗卷的编制是档案工作中易忽视的一个方面，具体内容及整理方法可参考《全宗卷规范》（DA/T12-2012）。

二、机关档案的形成与收集
1.第二十六条    机关履行职责过程中应当按照有关程序和要求形成归档文件材料。机关办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料······
2.第二十八条    机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。机关内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。
3.第二十九条    文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定执行。
4.第三十条    电子文件应当连同元数据一并收集。收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63）等规定。
解读：
1.机关履行职责要形成归档文件材料，形成归档文件材料要遵循有关程序和 要求，办公自动化和其他业务系统要为归档文件材料形成创造条件。其次记录载体和记录方式要耐久、可靠，满足长期保存需求。归档文件材料要真实、准确、系统，真实就是文件流转受控，准确就是如实反映各项活动的客观面貌，系统就是门类齐全。
2.相关系统应嵌入分类方案、归档范围和保管期限表。
3.《规定》明确收集的责任主体是文书或业务部门，要收集各类活动产生的文件材料，同时要按照相关的规范、标准编制归档范围，开展收集、整理工作。同时在收集要求上重点提出电子档案不但要收集内容还要收集元数据。

三、整理与归档
1.第三十二条    机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，逐步推进卷件融合管理。
2.第三十五条    机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年6月底前向机关档案部门归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特殊规定的，从其规定。
解读：
1.要求整理工作遵循文件材料的形成规律，让整理真正成为文件材料办理的自然延续过程，这项原则不仅传统载体档案适用，对于各种电子形式档案整理同样具有现实指导意义。卷件融合是《规定》在档案整理方面提出的新思路，即是从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件统一起来。
2.归档时间一般在次年6月底前归档，在线归档的应随办随归。归档程序：传统载体履行交接手续；电子文件记录过程元数据。质量要求：归档原件。对不具备永久保存价值或其他重要价值的文件，无法转换为纸质文件或缩微胶片的文件，可仅以电子形式归档。

四、利用与开发‍‍
1.第四十八条    机关应当积极推进档案信息开发工作······发挥档案价值。全宗介绍、组织沿革等应当纳入全宗卷管理。
2.第四十九条    机关应当积极采用数据分析、文本挖掘等新方法，扩展档案开发的力度和深度。
解读：
1.明确提出了积极运用文本挖掘进行档案开发的新思路。文本挖掘的对象是半结构化或非结构化数据，无确定形式并且缺乏机器可理解的语义。文本挖掘的基本流程是对大量文本信息源的内容进行预处理、特征提取等，转化为数据集合后，再进行结构分析、文本摘要、文本分类、文本聚类、关联分析等，最终形成可视化的结果，满足用户的档案信息需求。

五、信息化建设
1.第五十五条    机关应当加强档案信息化工作，将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划。机关档案信息化工作应当与机关信息化建设、档案馆信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。
2.第五十六条    机关应当开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。数字档案室建设按照《数字档案室建设指南》执行。
3.第六十条    机关应当建立电子文件归档与电子档案管理制度，按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）确定的职责与分工开展电子文件归档与电子档案管理工作。
解读：
1.明确了数字档案室建设在机关档案信息化建设中的基础地位，同时将传统载体档案数字化工作、电子文件归档和电子档案管理工作确定为机关档案信息化工作实施的重点内容。
2.结合《规定》全文，机关档案信息化的建设思路为：以数字档案室为依托，统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作，并在全文识别工作和真实性管理基础上，最终实现电子档案数据化、单套制和数据挖掘3项目标，即 “一个平台、两大任务、三项目标”。
3.做好电子文件归档和电子档案管理，要重点做好以下4个方面工作：一是基础设施建设，二是应用系统建设，三是档案资源建设，四是保障体系建设。
4.在档案资源建设方面，《规定》从工作流程控制和核心规范要素2个角度提出了要求。工作流程控制主要规范“过程”，核心规范要素用来保证“结果”。关于工作流程控制，电子文件归档与电子档案管理贯穿档案工作整个流程。关于核心规范要素，档案资源建设的基本要求是齐全完整、标准规范。为实现这一要求，要重点抓好电子档案的命名与存储、格式与质量、元数据要求等核心规范要素。

原文：《中国档案》杂志  如有问题请立即与我们联系，我们将第一时间处理