数字经济与企业档案工作挑战和机遇

2020年是“十三五”收官之年，各企业都在着手制定“十四五”规划。制定规划最主要有两项工作：一是准确把握“十四五”时期的时代特点；二是确定重点任务。规划中的这两项工作关系十分紧密，互相关联。时代特点决定着重点任务，重点任务要以时代特点为依据进行制定。所以，准确把握“十四五”的时代特点，制定符合时代要求和特点的规划任务是中长期规划工作的重点。本文基于笔者在2019年10月举办的企业档案工作论坛上的发言整理而成，就“十四五”时期的时代特点及其对企业档案工作的挑战和机遇进行阐述。

 2019年10月，企业档案工作论坛在北京召开

准确把握时代特点

时代特点可透过一系列现象来捕捉。近几年，在某种程度上从我国社会的一系列改变能够捕捉未来几年社会发展的趋势。当今时代，以下这些现象使这个时代呈现出它独有的特征，并对企业档案工作施加着影响。

一是“互联网+”。“互联网+”是上一个五年的热点，正因为它在上一个五年的大规模应用，使得下一个五年将对档案工作产生重大的影响。“互联网+”的大规模应用使得电子文件的来源由内部转向外部，档案来源的边界越来越模糊。如有的机构正应用网络报销系统，使多个机构的报销事务在一个云报销系统完成，让人们一直以来的电子文件多来自内部业务系统的观念受到冲击。这也使得档案云将会很快投入使用，使中小企业的电子档案管理更加规范化。

二是5G。5G不仅仅是手机、移动电话，它的应用意味着万物互联更加成为可能，互联网更快的通讯速度，也因此意味着产生更多的数据，数据的产生也将突破空间限制。

三是大数据。大数据对档案工作意味着以前看似没有价值的信息变得有价值，它改变着档案价值鉴定的原则。

四是人工智能。人工智能也是这个时代典型的特征。它使得社会各个方面智能化程度越来越高，应用信息技术的深度超过以往任何时代，如无人驾驶。这些意味着海量数据的产生。人工智能也意味着档案管理技术更加智能化，又是人们应对海量数据归档挑战可资利用的手段。

五是区块链。根据国家的部署，区块链技术将会在未来几年得到更广泛的应用，它将是我国信息技术跟上西方国家步伐、实现弯道超车的一项技术。它对档案工作意味着档案来源环境的重大改变，意味着档案认定方法的重大改变，对档案工作的改变也将是巨大的。

数字经济的概念

通过对上面的分析，能从中感受到一种强烈的信号，即信息化的发展势头。但信息化是一个老生常谈的问题了，它与当今世界的融合已不仅仅用信息化来表述其特征，而是用数字经济来概括其特点。

何谓数字经济？作为经济学概念的数字经济是指人类通过大数据（数字化的知识与信息）的识别、选择、过滤、存储、使用，引导、实现资源的快速优化配置与再生，实现经济高质量发展的经济形态。数字经济最早来自电子商务。经过一段时间的发展后，电子商务发展为数字商务，再经过发展，形成了数字经济。这是一个数字技术由个别应用到深化应用的过程。在电子商务中，信息技术仅应用于交易，到了数字商务，信息技术从产品的交易环节延伸到制造等环节。而数字经济则是信息技术在整个经济活动中应用，并由此带来了整个经济环境和经济活动的根本变化，不仅有工厂活动的数字化，还有服务业务的数字化等。

数字经济对企业档案工作的挑战

数字经济给档案工作会带来什么样的挑战呢？主要有以下5个方面。

1、挑战一：管理能力的挑战

数字经济使信息或数据产生的速度会大大加快，文件产生原先由系统转变为平台；电子文件产生环境发生重大变化，分类将会变得更加困难；手机等移动设备将成为产生文件的主力设备，电子文件格式更加多样化，更加非版式化，数据类文件占比将越来越多。电子文件的产生由离散演变为连续产生；档案管理的难度越来越大，档案工作的技术含量也越来越高。档案工作越来越需要依赖于外部力量，档案管理服务外包也会越来越多。

2、挑战二：管理理念的挑战

数据在人类生产、生活中的作用更加关键，对档案安全也提出了更高的要求。数据或者档案将成为生产要素，而且是驱动要素，它不仅仅是凭证作用，还有驱动作用。文件的生命周期理论会再次受到冲击，数字环境下文件管理活动与纸质文件管理存在着明显的差异，可能生命周期理论也会受到冲击，而且现在出现了档案保管责任转嫁的现象。

3、挑战三：服务能力的挑战

企业竞争的加剧，导致企业对知识的渴求进一步加剧，华为等大企业一刻也没有停止对知识管理的需求与探索。对档案的凭证作用提供方式和速度也提出了新要求，包括异地查档打破时间限制等。发挥企业档案大数据作用的路径需要构建，对档案鉴定理论提出了挑战。

4、挑战四：生存空间的挑战

这也是上述挑战的最终表现，即生存空间的挑战。有些新出现的有关数据管理的工作，档案部门不主动去承担，其他部门就有可能取而代之。一些省市出台大数据管理的办法，可能给档案部门带来最直接的巨大的冲击。其实有的企业档案工作早就受到了类似冲击。但有些企业档案部门在主动作为，使得这个冲击得到了缓冲。档案管理的范围和边界在受到冲击，包括空间边界，人员边界也在受到冲击，拓展空间成为当务之急。档案工作必须通过技术拓展、平台拓展、内容拓展来拓展档案工作的生存空间。

5、挑战五：国际化布局的挑战

比如：联合利华公司的档案部门就是全球分布；中国交通建设集团在布局国际档案管理中心，在非洲建设档案中心；汇丰银行在全世界布局档案中心，亚洲区的档案中心在新加坡，有全球档案总监；国内有些企业把档案的最高负责人由档案中心主任改称为档案总监，看似是一个职务名称的改变，体现的是全球布局的理念。

数字经济带给企业档案工作的机遇

数字经济带给档案工作上述挑战，但有没有机遇呢？其实挑战与机遇是并存的，数字经济下的企业档案工作也同样。

1、机遇一：开展知识服务的机遇

竞争的加剧，企业对信息和知识的渴求，可以说这是档案工作提升地位千载难逢的机会。因为企业需要知识，档案工作可以提供，这就是档案工作发展的重要机遇之一，是档案开发利用工作加快发展的机遇。

2、机遇二：提升档案工作技术含量的机遇

数字技术的发展，将使本质上是信息工作的档案工作增加技术含量。一直以来，档案工作给人的印象是“一把锁几个人”“一支笔几张纸”，似乎档案工作就是看堆守摊，档案工作人员就像仓库保管员。但档案工作本质上是信息工作的范畴，将大量应用信息技术。随着数字经济的发展，档案的载体发生革命性的变化，传统载体占比进一步减少，电子载体占比以几何级数增加，档案工作应用信息技术将更加广泛和深入，信息技术成为档案工作人员的必备，这将大幅度提升档案工作的技术含量，从而提升档案工作的社会地位。

3、机遇三：海量业务数据归档的机遇

前期巨量的数据积累，给档案工作带来了机遇。经过前期信息化的发展，每个企业至少三十几个业务系统在运行，而且是经过几十年的运行，这是一个巨量的数据积累，数据长期管理风险进一步显现，给档案工作提供了大显身手的机会。但问题是大多数企业都在等待，企业高管也不一定清楚档案工作能解决这些问题。

4、机遇四：国际化发展的机遇

数字经济是一个开放的经济，给档案工作走出国门也提出了需求，中国交通建设集团加快建设非洲档案中心就是一个很好的例证。

上述机遇和挑战是每个企业在制定档案工作“十四五”规划时必须予以考虑和关注的。

文章来源：《中国档案》2020年第6期   如有侵权请立即与我们联系，我们将第一时间处理