系列报道 | 台州市椒江区档案馆“机关查档直通车” 实现“机关查档跑零次”
浏览量:档案工作数字化转型是推动档案工作高质量发展、实现档案工作整体智治的重要内容。浙江省在2021年档案工作数字化转型重点任务清单提出:加快档案数字资源向部门共享、全面开通“机关查档直通车”、进馆单位向档案馆申请网上查档开通率达100%等九项任务要求。
浙江数改背景下,各市各区紧跟数字化改革潮流,积极谋求转型升级,台州市椒江区档案馆尤其重视该项工作。在已通过国家级数字档案馆测评的基础上,按照浙江省档案局档案工作数字化转型部署要求,台州市椒江区档案馆启动了“机关查档直通车”项目建设,在档案馆和进馆单位之间建立更为便捷的档案互查协查机制,推动机关内部“最多跑一次”、“一件事”集成改革迭代升级、延伸扩面。此次项目由光典信息发展有限公司承建。
机关查档直通车逻辑架构
“机关查档直通车”是为实现档案查阅服务便利化,通过优化简化查档手续,在档案馆与进馆单位之间建立的一种档案互查协查机制,促进馆室间档案资源共享利用。
按照馆室间档案资源共享利用需求,“机关查档直通车”系统包括门户、开放档案利用、本单位档案利用、档案协查、数据管理、利用管理、利用统计、系统管理等。
馆室协查互查机制
“机关查档直通车”部署在政务外网,通过馆室协查互查机制,推进政务外网档案信息资源跨层级跨部门共享利用,提供档案查阅便利化服务。
一方面,进馆单位的档案部门可以通过网络或电话、传真等,便捷查询本单位的进馆档案和其他馆藏开放档案,不需要到档案馆现场查阅利用档案;另一方面,档案馆可以通过该机制,代利用者协查尚未进馆的档案,实现查档“一件事”集成办理,从而大幅提升党政机关服务的水平和效率。
此外,各地各单位也可以根据工作实际,在全面开通“机关查档直通车”的基础上,实现查档“一件事”集成办理,逐步深化推进“机关查档直通车”系统应用机制,服务对象从进馆单位可扩展到区域内各机关、团体、企事业单位,服务方式从“网上办”可延伸到“掌上办”,服务内容从目录共建共享可扩展至档案全文数据共建共享。
业务流程示意——电子出证、电子邮件
业务流程示意——邮寄
业务流程示意——到馆自取
台州市椒江区“机关查档直通车”系统通过开通馆室、室室在线协查互查功能,有力推进了全区“机关查档跑零次”,实现了机关档案资源共享共建,进一步提高了全区机关办公现代化水平。截止目前,“机关查档直通车”系统访问4450人次、开放检索537次、协查办理32次,90余家区级单位共享档案数据12.4万条。
本项目是台州市椒江区档案馆贯彻落实档案工作数字化转型任务要求,推进档案资源共享利用需要的重要落地成果,也是光典积极参与的浙江数改背景之下的档案数字化改革项目之一。未来,光典将继续深研数改要求,立足既有项目经验,以“三个走向”为引领,与更多用户一起,持续探索档案数字化改革的创新应用场景。