收藏学习|《政务服务“一网通办”电子文件归档管理 技术规范》
浏览量:由上海市档案局、上海信联信息发展股份有限公司(原上海中信信息发展股份有限公司 光典信息发展有限公司母公司)共同起草的上海市《政务服务“一网通办”电子文件归档管理技术规范》地方标准,为政务服务 “一网通办”电子文件归档管理提供了规范指导。
政务服务“一网通办”电子文件归档管理技术规范
DB31/T 1152—2019
归档范围
本标准适用于纳入上海市“一网通办”政务服务事项所形成的、具有保存价值的各种类型电子文件的归档管理。
一、总则
“一网通办”电子文件归档管理原则:
遵循保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则。
“一网通办”电子文件归档管理的主体责任:
公共管理和服务机构承担,按照“谁形成、谁归档”的原则,指定专人负责电子文件归档。
电子文件的归档范围和保管期限:
根据本单位职能,结合实际业务需要制定各类政务服务事项(包括行政权力事项和公共服务事项),可根据实际情况进行调整。
电子文件的归档时间:
办结的电子文件按照归档范围要求即时归档,定期导入相应的电子档案管理系统,并由本单位档案部门负责管理。
收集归档的电子文件类型:
完整收集本单位在政务服务“一网通办”中形成、办理的文本、图像、图形、音频、视频、多媒体等不同形式的应归档电子文件。
电子文件的归档方式:
采用计算机系统对归档过程进行自动化管理。
二、归档流程要求
政务服务“一网通办”电子文件归档管理流程按照文件收集、整理组件、数据封装、数据固化、归档检测、归档登记、接收检测、接收登记、接收入库9步完成。
文档收集:政务服务事项办理结束后,业务部门根据归档范围对电子文件进行收集,自动捕获归档电子文件内容数据及其元数据信息,无法自动捕获时人工录入。
整理组件:业务部门对收集的电子文件进行整理组件,并进行必要的信息补录、材料补充等操作。
数据封装:按照归档信息包组织结构对整理完毕的电子文件进行数据封装,形成归档信息包。
数据固化:使用数字签名、时间戳等技术手段,对归档信息包进行固化。
归档检测:在归档登记前,按照要求对归档信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。
归档登记:业务部门清点、核实电子文件的保管期限、数量等信息,登记《电子文件归档登记表》,形成归档目录清单,将归档信息包连同登记表一起向档案部门提交归档。
接收检测:档案部门接收归档信息包之前应对信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测,对于不符合要求的信息包予以退回,并注明退回原因。
接收登记:档案部门接收归档信息包时,应清点、核实电子文件的保管期限、数量等信息,并根据清点和检测结果登记《电子文件归档登记表》。
接收入库:档案部门接收符合要求的归档信息包,完成电子文件归档管理流程。
三、归档数据组织要求
归档信息包组织结构:
电子文件归档应采用规范的信息包组织结构,包括“归档事项基本信息.XML”、“办理流程基本信息.XML”、“电子文件基本信息.XML”以及电子文件夹。归档事项基本信息.XML,描述归档事项的基本信息,办理流程基本信息.XML,描述归档事项的办理流程信息,电子文件基本信息.XML,描述归档事项下的电子文件材料的基本信息,以上XML文件的编码格式均为utf-8;
电子文件夹应按照归档范围中的文件材料排列顺序进行命名。
归档信息包命名规则:
归档信息包采用电子档案号作为命名标识。电子档案号实行全市统一编号规则:区域代码·部门代码-事项类型代码·主项代码·子项代码·年度-保管期限-事项流水号,例如:00·SHFGSH-01·00001·001·2018-D30-00000006。
四、归档格式要求
政务服务“一网通办”所形成的电子文件及格式要求:
五、归档接口要求
归档信息包通过电子文件归档接口归档至电子档案管理系统中,电子文件归档接口根据双方请求发起方式的不同分为“推送”和“捕获”两种接口方式,采用Web Service服务调用的方式来实现。
推送接口:
推送是指由“一网通办”系统发起请求,电子档案管理系统接收数据的方法与过程。
捕获接口:
捕获是指由电子档案管理系统发起请求,从“一网通办”系统的某个目录下获取数据的方法与过程。