粤海财务电子发票电子化报销、入账、归档试点工作成功验收
浏览量:2021年4月,广东省档案局、广东省财政厅、广东省商务厅、国家税务总局广东省税务局组织开展了增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作。截止到12月底,20家企业完成试点工作并通过验收。
广东粤海控股集团有限公司(以下简称粤海集团)下属粤海集团财务有限公司(以下简称粤海财务),是本次电子发票电子化报销、入账、归档的试点企业之一。粤海财务是粤海集团首家持牌金融机构。设立初衷是期望有效解决粤海集团原有的资金错配问题,盘活企业内部资金,增强集团融资能力,为集团向国有资本投资公司转型提供专业的金融服务,发挥“集团资金归集平台、集团资金结算平台、集团资金监控平台、集团金融服务平台”四大平台功能。
为响应落实《税务总局等十三部门关于推进纳税便利化改革优化税收营商环境若干措施的通知》的要求,以实际行动助力国家数字经济发展,同时,规范电子发票相关归档流程,提高电子档案管理水平,粤海财务积极推动本次试点工作。
上海信联信息发展股份有限公司(光典信息发展有限公司母公司 以下简称信息发展)作为粤海财务本次试点的技术服务单位,根据粤海集团、粤海财务的业务需求,基于提高报销入账归档合规性的前提、综合考虑系统使用情况及改造成本效益,确定了试点方案:优化升级现有共享系统,引入数字档案管理系统,将共享系统与档案系统、业务系统与共享系统之间的接口进行改造。以期通过试点方案,帮助粤海财务建立科学、合规的电子发票报销、入账、归档流程,提高其整体工作效率,降低运营成本和人力成本,同时,进一步完善深化财务信息化工作,实现电子发票源文件报账归集、发票自动查验真伪、发票自动查重、发票自动计算抵扣税费、智能化生成报销单据并完成支付、全流程文件归档。同时确保归档存储格式符合相关要求,归档过程中电子发票的真实、完整、可用、安全。
自2021年7月,需求确认及方案落地,到2021年10月项目验收,历时3个多月,粤海财务的电子发票电子化报销、入账、归档试点工作,圆满结束,效益明显。
一、推动财务监管高效
通过系统处理报销、入账及归档,进一步固化管理制度,强化风险防控水平,推动财务监管更高效:将公司制度和管理办法嵌入表单和流程,全面贯彻八项规定,系统预置员工报销标准,通过系统落实和固化管理制度,降低合规风险;将财务流程固化到系统后,单据根据映射规则自动形成凭证,需进行支付的业务自动推送到资金系统进行处理,最后推送至档案系统归档,期间数据不落地,有效避免人工的不当干预,防范合规性风险。
二、助力企业数字化发展
提取电子发票的结构化信息,有利于财务信息化统计分析,助力企业档案、财务数字化智慧运营。以电子发票试点作为触发点,推动系统间进行多维度联通,目前已打通OA、法务系统、财务系统、业务系统之间的数据接口,通过信息共享互通可加强对数据的挖掘利用,为领导层提供决策支持,为管理层提供数据分析。
三、降低税务合规风险
电子发票的查验、查重以及信息准确性的确认工作可以由人工处理转为系统处理,通过 OCR发票验证查重技术,杜绝“虚假发票报销”“一票多用一票多报”的情况,免除了人工检查的错漏风险,提高电子发票报销、入账的合规性,降低税务风险。
四、效率提高节约成本
在效率方面,报销、入账时间由原本的 4~6天压缩至 2~3天,归档工作免除了整理纸质文档的时间,可实现月末结账后一键归档。
在成本方面,电子发票电子化报销入账后,可有效节约纸张成本和存储空间成本。而电子发票电子化报销、入账、归档后,原本受制于发票查验、归档整理的财务人员可解放出来,更多的专注于财务分析。
粤海集团财务有限公司电子发票电子化报销、入账、归档的试点项目,是信息发展继浦发银行后,承建通过的又一家电子发票电子化报销、入账、归档试点单位,再次印证了信息发展在会计档案电子化管理方面的专业和实力。未来,信息发展将继续聚焦这一领域,赋能更多用户,进行会计档案管理革新,为经营管理降本增效。