【技术篇】硬核技术加持电子档案“单套制”
浏览量: 299小编在上回单套制【背景篇】中提到,无论是政策的推动、市场的需求、技术的扶持等各方面,电子档案单套制已经走上档案行业的舞台。单套制时代,用户将不得不选购档案信息化管理系统,来与前端业务系统进行对接,以方便电子文件顺利进行归档保存及利用。因此,在电子档案单套制时代下,档案信息化管理系统是必需品。同时,这也对档案系统提出了更高的要求。
上海信联信息发展股份有限公司(以下简称:信息发展,股票代码:300469)早在2001年开始研发电子文件归档及管理系统,参与对电子档案的相关研究。并在2002年有幸参与了国家标准《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002的制定。后期不断跟进研究,成功将电子档案管理软件成熟化、产品化。
以电子文件归档后,档案管理系统如何保证其接收过来的电子文件是真实的?完整的?在收管存用的过程中,又如何保证其永远是真实、完整、可用及安全的?
小编为您介绍档案管理系统的核心功能点。
文档一体
信息发展从电子文件管理和档案管理的全局出发,通过将档案系统与业务系统对接,达到电子文件实时在线归档,实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理,保证档案信息收集完整、系统、准确;从文件生产到归档全程控制;数据信息重复利用,提高工作效率。
支持OFD
OFD标准具有完全自主知识产权,能够有效保障“单套制”管理模式下电子档案的安全。信息发展自主研发OFD格式转换工具,在转换过程中实现OCR识别、添加数字水印等操作。作为电子文件管理推进联盟电子档案(电子文件归档)工作组组长单位,信息发展已在国土资源部、浙江省档案局(馆)以及上海证券交易所等众多客户实现OFD的应用集成。
可靠管理
信息发展通过实现OA办公系统与档案管理系统的流程对接,最大限度地确保电子档案的来源可靠、结构完整、安全可用。辅助采用经第三方权威机构认证的数字签名和电子签章等技术,对电子档案管理各个环节中相关责任人进行身份确认,从而保证电子文件归档、电子档案接收和电子档案长期保存等关键环节的可靠和可靠。
四性检测
信息发展档案管理软件满足《电子档案移交接收办法》的规定要求,解决客户对接收的电子文档数据的四性进行检验,合格后方可接收的要求,同时严格遵循《文书类电子档案检测一般要求》中对文书档案在接收与长期保存阶段的四性检测内容的要求。检测流程覆盖电子文件归档环节、电子档案移交与接收环节和电子档案长期保存环节。
随着这些电子文件的不断滋生,电子档案的管理确实缺乏统一的管理制度与标准。作为一种新的电子档案保存制度,电子档案“单套制”推广使用的关键在于使电子文件拥有与纸质文件同等的地位与法律效力。因此,在掌握管理工具的同时,如何实现标准化管理,达成行业内统一的标准规范成为重点。下期,小编将为大家介绍,信息发展在电子档案相关标准制定方面的经验,共同探讨电子档案单套制的可行性。