数字化赋能上海中心大厦实现“三个一” 顺利通过上海示范数字档案室测评
浏览量: 395为了进一步提升档案信息化工作水平,利用数字技术加快档案管理方面的数字化转型,上海中心大厦建设发展有限公司(简称“上海中心大厦”)结合公司档案工作实际,搭建了完善成熟的数字档案室。日前,在上海市档案局组织专家对上海中心大厦数字档案室建设的评价会议上,依据《上海市数字档案室建设评价办法》和专家组的现场评价结果,上海市档案局批准上海中心大厦数字档案室为“上海市示范数字档案室”。
这也是光典信息发展有限公司(简称“光典”)继上海审计局、东方证券、上海市高级人民法院等之后,承建的第8家上海市示范数字档案室。
第一个“一”:理顺业务需求,实现“一端口”切入,提升数字化管理效能
通过进一步倾向办公人员使用偏好,前置部门档案收集工作,光典在OA中开设档案收集模块,业务部门可在OA系统中进行档案条目批量录入、附件上传,在线移交、流程审批和移交报表打印等工作,提高部门档案归档配合度。有效实现与OA系统接口集成与数据归档,实现了前端系统数据OA“一端口”接入收集,进一步提升了数字化管理效能。
在原有人工质检基础上,在档案系统模块中增设“一键式”检测功能。通过制定《上海中心电子文件元数据方案》,实现一键式自动质检,对整理归档-待分类、整理归档、移交接收、档案整理、长期保存(数据维护)5个环节配置四性检测,其中未开展或未通过四性检测无法进入下一管理环节,这种“多环节”、“强执行”、“促落实”的检测机制有效保障档案管理过程中的真实、完整、可用、安全。
通过搭建3D租户数字化档案查询系统,实现租户档案全生命周期的档案“一平台”展示和在线查询利用。以上海中心大厦租户为展现主题,汇总来自总部、物业公司的不同公司档案管理系统中,不同租赁服务环节的各类租户档案,实现资源汇集展示、分阶段管理的功能。
光典作为数字时代档案信息化领域的先行者,依托于在数字档案室建设和数字技术运用方面的经验与实力,通过建设健全数字化档案室,助力上海中心大厦的档案信息化水平跃至更高阶段。
带着2022年在“十四五”期间所做的亮眼成绩,光典将继续精进数字档案室建设能力,贴合时下行情趋势,为客户提供个性化需求落地帮助,在“数字化赋能档案管理 助力企业档案室数字转型”之路上不断实现新的突破,也愿意助力更多企业通过档案数字化、智慧化管理,跑赢数字转型新赛道。